RICHTLINIEN & ABRECHNUNG

ACHTUNG: Unsere Mitgliedsvereine finden die Ansuchen- und Abrechnungsunterlagen im Vereinslogin-Bereich.

 

 

1. Grundbestimmungen

1.1 Allgemeines

Ein Anspruch auf Unterstützung besteht nicht.

1.2 Voraussetzungen für finanzielle Unterstützungen

KünstlerInnen, KooperationspartnerInnen und Institutionen, die in Wien leben oder arbeiten.

1.3 Bedingungen

Diese Richtlinien richten sich nach den Subventionsbedingungen der Kulturabteilung der Stadt Wien, Magistratsabteilung 7 (MA 7)

(Subventionsbedingungen der Kulturabteilung der Stadt Wien).

Grundsätzlich gefördert werden Projekte oder Institutionen, die sich durch hohe Qualität und Professionalität sowohl im künstlerischen als auch im administrativ-organisatorischen Bereich auszeichnen.

Unterstützungswürdig sind nur jene direkt mit dem Projekt verbundenen Kosten, die unmittelbar notwendig sind, um das vertraglich vereinbarte Leistungsausmaß zu erbringen.

Die Unterstützungsmittel sind wirtschaftlich, sparsam und ausschließlich für jenen Zweck zu verwenden, für den sie gewährt wurden. Rabatte, Skonti und dergleichen sind in Anspruch zu nehmen. Bei der Vergabe von Aufträgen ist – ausgenommen bei Beauftragung von künstlerischen Leistungen – die Bestbieterin beziehungsweise der Bestbieter zu wählen; abhängig vom Auftragswert sind die jeweiligen Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes sinngemäß anzuwenden.

AntragstellerInnen haben alle zur Überprüfung der widmungsmäßigen Verwendung der Subventionsmittel notwendigen Aufzeichnungen zu führen und diese mit den Belegen über sieben Jahre nach Auszahlung der finanziellen Unterstützung aufzubewahren. Auf Verlangen von Basis.Kultur.Wien, des Magistrats der Stadt Wien – MA 7, Stadtrechnungshofes Wien sind Einsicht in diese Unterlagen und die Besichtigung an Ort und Stelle zu gestatten sowie die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

AntragstellerInnen haben über Aufforderung ausbezahlte finanzielle Mittel unverzüglich rück zu erstatten, wenn

  • Basis.Kultur.Wien, Organe des Magistrats der Stadt Wien – MA 7 oder Organe der Europäischen Union im Zusammenhang mit dem unterstützenden Projekt über wesentliche Umstände unrichtig oder unvollständig unterrichtet wurden;
  • über ihr Vermögen vor Abschluss des finanziellen unterstützenden Vorhabens ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels kostendeckenden Vermögens abgelehnt wurde;
  • Finanzielle Mittel ganz oder teilweise widmungswidrig verwendet worden sind;
  • das Projekt nicht oder nicht rechtzeitig durchgeführt werden kann oder durchgeführt wurde;
  • das Vorhaben aufgrund von Änderungen die Unterstützungswürdigkeit verliert oder den Voraussetzungen nicht mehr entspricht; – Obmann oder Vereinsvorstand übernehmen die solidarisch Haftung des Vereins

Für etwaige Rechtsstreitigkeiten aus der Unterstützungsangelegenheit sind die sachlich zuständigen Gerichte am Sitz der Stadt Wien, Wien 1, Rathaus, ausschließlich zuständig.

AntragstellerInnen sind verpflichtet, die Bestimmungen nach § 9 Absatz 1 Wiener Antidiskriminierungsgesetz einzuhalten und insbesondere das Verbot der Diskriminierung und Benachteiligung uneingeschränkt zu beachten. Für alle Nachteile, die aus einer etwaigen Zuwiderhandlung gegen diese Bestimmungen resultieren, haften die SubventionsnehmerInnen.

1.4 Antrag/Ansuchen

Der/Die AntragstellerIn hat das Ansuchen vollständig auszufüllen und die Bedingungen mit seiner/ihrer Unterschrift vorbehaltlos zu akzeptieren.

Anträge werden von dem/der AntragstellerIn bereitgestellt.

Zuerkannte finanzielle Mittel dürfen nicht abgetreten, angewiesen (§ 1400 ABGB) oder verpfändet werden.

Es muss verpflichtend folgende Unterlagen enthalten:

  • ein vollständig und korrekt ausgefülltes und unterfertigtes Antragsformular der Kulturabteilung MA 7 (bei SHIFT). Bei juristischen Personen und Personengesellschaften ist darauf zu achten, dass das Ansuchen von den vertretungsbefugten Organen der jeweiligen Institution unterschrieben wird
  • eine detaillierte Einnahmen- und Ausgabenkalkulation
  • Vereine: Vereinsstatuten (bei erstmaliger Einreichung beziehungsweise allfälligen Änderungen) und einen aktuellen Vereinsregisterauszug
  • GmbH: Gesellschaftsvertrag (bei erstmaliger Einreichung beziehungsweise allfälligen Änderungen) und einen aktuellen Firmenbuchauszug
  • Personengesellschaften: aktueller Firmenbuchauszug
  • Einzelpersonen: ausführlicher Lebenslauf inklusive bisheriger Projekte

Erst wenn alle Unterlagen vollständig vorhanden sind, kann das Ansuchen geprüft und bearbeitet werden.

1.5 Datenschutz und Verwendung des Logos

Der/Die AntragstellerIn stimmt im Sinne des Datenschutzgesetzes ausdrücklich zu, dass Basis.Kultur.Wien im Zuge der Entscheidung über die Förderung zweckdienliche Auskünfte bei Dritten (z.B. bei Finanzbehörden und Banken) einholen darf.

Der/Die AntragstellerIn verpflichtet sich, in Druckwerken, sämtlichen Aussendungen und beim Webauftritt mittels aktuellen Logos auf die Unterstützung durch Basis.Kultur.Wien/Kultur.Vor.Ort/SHIFT/
Cash.For.Culture/Go.For.Culture
hinzuweisen. Verstöße führen zu einer angemessenen Kürzung der finanziellen Mittel.

Sämtliche Druckwerke sind zweifach analog zu den jeweiligen Rechnungen beizulegen.

2. Auszahlung der finanziellen Ünterstützung

2.1 Grundsätzliches

Voraussetzung für die Gewährung von finanziellen Unterstützung ist das vollständig ausgefüllte Ansuchen sowie die fristgerechte Abrechnung der vorangegangenen Auszahlung.

Die vereinbarten Fördermittel werden durch Basis.Kultur.Wien erst dann überwiesen, wenn der/die AntragstellerIn die Richtlinien und Vertragsvereinbarungen unterschrieben hat.

Die Auszahlung der zuerkannten finanziellen Unterstützung erfolgt ausschließlich auf das von dem/der AntragstellerIn lautende Konto.

2.2 Ratenvereinbarungen

Beträge ab EUR 10.000,- werden grundsätzlich nur in mehreren Raten ausbezahlt und können mit dem/der AntragstellerIn vereinbart werden.

Grundsätzlich gilt folgender Auszahlungsschlüssel:

  • Start 30 – 50 %
  • Halbzeit 30 -50 %
  • Rechnungsabschluss 10 %

3. Abrechnung

a. Die Gesamtkostenaufstellung (Belegaufstellung für Ausgaben und Einnahmen) muss der Gliederung des Finanzplanes entsprechen, der dem Antrag zugrunde liegt. Bitte beachten Sie, dass Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben in Ihrer Planung übereinstimmen müssen.

b. Innerhalb einer Frist von einem Monat nach Ablauf der Projektlaufzeit sind folgende Unterlagen vorzulegen:

  • ein Projektbericht bzw. inhaltlicher Endbericht
  • Gesamtabrechnung mit Originalbelegen in Höhe der Unterstützungssumme
  • Kontoauszug
  • nummerierte Belegaufstellung · komplette Einnahmen- und Ausgabenaufstellung
  • je 2 Exemplare aller Druckwerke (Einladungen, Prospekte, Programme, Kataloge, Plakate etc.)
  • je 1 Belegexemplar von Publikationen
  • je 4 Belegexemplare von Film-DVDs (auch per Link möglich)

c. Der Nachweis über die tatsächlich angefallenen Kosten ist mittels Originalbelegen (Rechnungen, Originalzahlungsbestätigungen, Honorarnoten etc.) zu erbringen, wobei nur auf den Namen der/des Projektträgerin/s ausgestellte Originalbelege mit einem eindeutigen Nachweis der Bezahlung anerkannt werden können. Die Rechnungsbelege haben die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen zu enthalten.

d. Die Belege sind fortlaufend nummeriert sowie nach Datum sortiert und – dem Finanzplan und der Belegaufstellung entsprechend – in Mappen geordnet abzugeben.

e. Belege auf Thermopapier müssen sofort kopiert werden. Original und Kopie sind der Abrechnung beizulegen. Unleserlich gewordene Rechnungen können nicht akzeptiert werden.

f. Überweisungen müssen einzeln vorgelegt werden. Sammelüberweisungen werden nicht angenommen.

g. Unvollständige oder nicht geordnete Abrechnungen werden nicht kontrolliert und dem/der AntragstellerIn zur Richtigstellung rückübermittelt.

h. Nach ordnungsgemäßer Durchführung und Abrechnung der geförderten Leistung sind nicht verbrauchte finanzielle Mittel unverzüglich zurückzuzahlen.

i. Projektbezogene Einkünfte sind in jedem Fall meldepflichtig und in die Abrechnung miteinzubeziehen. Der Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der finanziellen Unterstützung ist durch eine detaillierte Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung analog zur eingereichten Kalkulation (unter Verwendung des entsprechenden Kostenkalkulationsformulars) zu erbringen.

j. Die Originalbelege können jeweils nur bei einer Förderstelle zur Abrechnung vorgelegt werden. Es ist jedoch möglich, dass ein Beleg über einen höheren Betrag mit einem Teilbetrag bei der Basis.Kultur.Wien und anderen Teilbeträgen bei anderen Förderstellen eingereicht wird. In diesem Fall wird dies am Originalbeleg von der Förderstelle als Teilentwertung vermerkt.

k. Der genannte Abrechnungstermin, der aus dem Zusageschreiben hervorgeht, muss eingehalten werden!

l. Leistungen, die von Dritten bezahlt wurden (z.B. mit Kreditkarte), müssen mittels Refundierung gegengerechnet werden. Die Rechnungsadresse muss immer die der/des AntragstellerIn/s sein.

4. Projektbericht und Mitteilungspflicht bei Änderungen

4.1 Projektbericht

Bei Beträgen ab EUR 10.000,- wird nach Ablauf der Hälfte der Projektlaufzeit ein inhaltlicher Zwischenbericht von Basis.Kultur.Wien eingefordert.

4.2 Mitteilung bei Änderungen

Der/Die AntragstellerIn hat unverzüglich bei folgenden Punkten auf eigene Initiative bei Basis.Kultur.Wien diese Abänderungen schriftlich anzuzeigen und eine Genehmigung einzuholen:

  •  Ablaufverzögerung des Projekts
  •  Unmöglichkeit der Durchführung des geförderten Vorhabens
  •  Änderung der Kalkulation (ab 10 %)
  •  inhaltliche Abänderung
  •  Rechtsform der verantwortlichen Personen (Schlüsselpersonal)
  •  Adresse

Basis.Kultur.Wien behält sich vor, die Vereinbarung bei erheblichen inhaltlichen Änderungen des Projekts sowie wesentlichen Änderungen des Finanzierungsplanes die Unterstützungshöhe anzupassen und bei wesentlichen Leistungseinschränkungen von der finanziellenUnterstützung zurückzutreten oder den Betrag zur Gänze zurückzufordern.

Erst nach dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bzw. nach schriftlicher Zusage zum Projekt dürfen Rechnungen gelegt oder Ausgaben getätigt werden.

AntragstellerInnen mit Vorsteuerabzugsberechtigung haben den Nettobetrag, die Umsatzsteuer sowie den Brutto-Gesamtbetrag auszuweisen.

Der Verwendungsnachweis gilt erst dann als erbracht, wenn alle Unterlagen bei Basis.Kultur.Wien eingelangt sind und eine schriftliche Entlastung an den/die AntragstellerIn ausgestellt wurde.

5. Beleganforderungen

5.1 Rechnungsmerkmale

Die 11 Rechnungsmerkmale einer gültigen Rechnung gemäß § UStG.

Für Rechnungen bis EUR 150,- (inkl. USt.):

    1.  Name und Anschrift des/der Liefernden bzw. Leistenden
    2.  Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang)
    3.  Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung
    4.  Entgelt für die Lieferung/Leistung (brutto inkl. USt.)
    5.  Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld
    6.  Ausstellungsdatum
      Über EUR 400,- zusätzlich:
    7.  Name und Anschrift der/des Empfängerin/s
    8.  Steuerbetrag (und Nettoentgelt)
    9.  UID-Nummer der/des Liefernden/Leistenden
    10.  fortlaufende Rechnungsnummer
      Über EUR 10.000,- (inkl. USt.) zusätzlich:
    11.  UID-Nummer der/des Empfängerin/s

Diese 11 Merkmale sind für den Vorsteuerabzug bei dem/der EmpfängerIn erforderlich!

5.2 Honorare

  • Honorarnoten müssen folgende Angaben enthalten:
  • Ausstellungsdatum
  • Name und Adresse der ausstellenden Institution
  • Name und Adresse der/des Rechnungsempfängerin/s
  • Steuernummer
  • Art der Leistung
  • Leistungszeitraum
  • Leistungsumfang
  •  Stundensatz und eventuelle Mehrwertsteuer oder UID Nummer
  • Unterschrift der/des Honorarnoten-Empfängers
  • Bei Barauszahlungen ist zusätzlich der Vermerk „Betrag bar erhalten“ anzuführen und eine Originalunterschrift vorzulegen.

6. Kosten

6.1 Nicht anerkennungsfähige Kosten

  • Geldstrafen
  • Verzugszinsen
  • Mahnspesen
  • Nicht in Anspruch genommene Skonti
  • Nicht in Anspruch genommene Vergünstigungen und Rabatte
  • Alkoholische Getränke
  • Rauchwaren
  • Tragtaschen
  • Geschenke für MitarbeiterInnen (Billets, Blumenstrauß etc.).

6.2 Projektspezifische Kosten

6.2.1 Personalkosten

Unterstützungswürdig sind jene Personalaufwendungen, die für die Durchführung des Projektes unabdingbar sind und deren Kosten im Finanzplan gedeckt sind.

Belegt werden die Personalleistungen generell durch Vorlage des Leistungsblattes/Personalkosten oder der Dienstverträge sowie der Jahreslohnkonten aller am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen. Die Jahreslohnkonten müssen dabei auch die Lohnnebenkosten ausweisen.

Zusätzlich ist die Abgabe einer Liste erforderlich, die folgenden Daten enthält:

  • Namen der ProjektmitarbeiterInnen
  • Funktion der ProjektmitarbeiterInnen
  • pro Jahr erbrachte Arbeitsstunden
  • Jahreslohn (Lohn- und Nebenkosten)
  • für das Projekt erbrachte Arbeitsstunden
  • für das Projekt verrechnete Lohnkosten In Hinblick auf die Personalkosten muss der Zahlungsfluss mittels Überweisungsbestätigung oder durch Unterschriften der MitarbeiterInnen nachgewiesen werden.

6.2.2 Eigenhonorare

Der Abrechnung muss ein eigenes Leistungsblatt (Personalkosten/Eigenhonorare) mit den erbrachten Arbeitsstunden, dem Stundensatz und der genauen Leistungsbeschreibung beigefügt werden. Das Leistungsblatt wird von dem/der Antragstellerin bereitgestellt.

6.2.3 Auslandsrechnungen

Auslandsrechnungen werden nur anerkannt:

  •  mit einer Bankverbindung
  •  Bezahlung durch Überweisung
  •  mit genauer Bezeichnung
  •  Beschreibung der Leistung
  •  mit einer Begründung
  •  Übersetzung in die deutsche Sprache
  •  mit UID Nummer

6.2.4 Sachkosten (Anschaffungen, Anlagegüter)

Wurden aus der finaziellen Unterstützung Anlagegüter (z.B. Laptop) angeschafft, müssen diese in der Kalkulationstabelle angeführt werden. Werden diese nach Abschluss des Vorhabens oder bei Wegfall bzw. wesentlicher Änderung des Zuwendungszweckes nicht mehr benötigt, kann Basis.Kultur.Wien eine unentgeltliche Eigentumsübertragung dieser Güter an Basis.Kultur.Wien, an eine/n Dritte/n oder die Abgeltung zum Zeitwert verlangen oder bestimmen.

Belegt werden Anschaffungen mittels Rechnungs- und dazugehörigem Zahlungsnachweis, verrechnet werden darf jedoch nur die auf den Projektzeitraum entfallende Abschreibung.

Beispiele: Computer 3 Jahre, Einrichtungen 8 bis 10 Jahre, Foto (digital 3 Jahre) und Filmgeräte 5 Jahre. Die Abschreibungsdauer und der Schlüssel zur Berechnung des verrechneten Betrages sind auf dem jeweiligen Beleg zu vermerken und mit Basis.Kultur.Wien abzustimmen.

6.2.5 Reisekosten

a. Zu Reisekosten zählen Fahrt- und Flugkosten, Tagessätze (Diäten) und Nächtigungskosten. Diese werden nur anerkannt, wenn der Zweck der Reise zur Durchführung des Projektes unabdingbar ist. Es werden nur Flüge in der Economy-Klasse, Bahnfahrt 2. Klasse sowie 3- Sterne-Hotels bewilligt.

b. Die Belege müssen die Angabe des Zwecks für In- und Auslandsreisen, die Originalrechnung des Reisebüros, nach Möglichkeit das Originalticket und bei Auslandsreisen den Bankbeleg über den zum Zeitpunkt der Reise gültigen Wechselkurs enthalten.

c. Die Belege für alle im Rahmen der betreffenden Reise anfallenden Kosten (Tagesgeld laut Bundesministrium Finanzen: Fahrt- und Hotelkosten etc.) sind in üblicher Form (Originalrechnung, Originalfahrkarte und Zahlungsnachweis) der Reisekostenabrechnung anzuschließen.

d. Werden Diäten ausbezahlt, dürfen keine Verpflegungskosten zusätzlich abgerechnet werden.

e. Die Verrechnung von Taxi-, Tankkosten und Kilometergeld ist immer mittels leserlichen Vermerks, der dem Beleg beiliegt, zu begründen und grundsätzlich nur zu veranschlagen:

  • falls kein öffentliches Verkehrsmittel zur Verfügung steht
  • falls das Taxi oder Auto trotz öffentlichen Verkehrsmittels die billigere Transportvariante bildet
  • falls ein anderer wichtiger Grund (z.B. Transport von größeren Gegenständen) für die Benützung des Taxis/Autos vorliegt

Auf den Belegen müssen der Verwendungszweck, Person, Abfahrt und Ziel angegeben sein.

Es können entweder die Tankkosten (nur bei Auto in Betriebsvermögen, sowie anteilige Abschreibung) oder Kilometergeld abgerechnet werden. In beiden Fällen muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Das Kilometergeld beinhaltet in jedem Fall Maut- und Parkgebühren. Diese sind daher nicht gesondert zu verrechnen. Im Fahrtenbuch müssen der Zweck, das Datum der Fahrt, die Fahrtstrecke sowie die gefahrenen Kilometer ersichtlich sein. Diese Angaben sind von dem/der AntragstellerIn zu bestätigen. Das Fahrtenbuch ist der Abrechnung beizulegen.

6.2.6 Werbekosten (Bewirtung, Verpflegung)

Bei Bewirtungen – sofern diese im genehmigten Finanzplan vorgesehen sind – müssen die Namen der bewirteten Personen und der Grund der Bewirtung angegeben sein. Diese Belege müssen den Rechnungsbelegkriterien entsprechen.

Aus den ausschließlich saldierten Rechnungen muss eindeutig hervorgehen, welche Ware gekauft bzw. welche Konsumation getätigt wurde. Diese müssen sachlich der Förderzusage für das Projekt zuordenbar sein.

Das Abrechnungsformular für die Bewirtungskosten wird von dem/der AntragstellerIn bereitgestellt.

6.3 Indirekte Kosten

Indirekte Kosten bzw. Overheadkosten sind nur förderbar, wenn sie im Finanzplan gemäß dem Vertrag vorgesehen sind. Sie sind jedenfalls mit dem in der Finanzplanung genannten Prozentsatz begrenzt.

Indirekte Kosten müssen in jedem Fall projektbezogen sein. Die tatsächlichen Kosten können nur aliquot verrechnet werden.

Auch für die Abrechnung der indirekten Kosten gelten die generellen Nachweispflichten. Die erforderlichen Belege müssen einerseits den aliquot entstandenen Aufwand belegen und andererseits die damit finanzierte Leistung abbilden.

Beispiele für indirekte Kosten sind Kosten für Administration und Management (inkl. Auflistung der geleisteten Tätigkeiten für das Projekt), EDV-Nutzung, Rechnungswesen, Abschreibung von Gebäuden und Anlagegütern, Versicherungen, Mietkosten, Instandhaltungskosten, Telekommunikation und Porto, Strom und Gas, Büroausstattung und –material etc.

Die genannten Punkte können nur dann in den indirekten Kosten verrechnet werden, wenn diese nicht bereits als eigener Punkt in den direkten Kosten (z.B. Büromaterial, Miete etc.) im Finanzplan berücksichtigt wurden und nicht durch eine andere Finanzierung (anderes Projekt, Jahresförderung) bereits finanziert werden.

6.3.1 Betriebskosten

a. Miete
Sollte ein Objekt ausschließlich für die Durchführung des Projektes angemietet werden, erfolgt die Abrechnung der Mietkosten durch Vorlage des Zahlungsnachweises und einer Kopie des Mietvertrages.

b. Betriebskosten
Sofern sie nicht für ein Objekt bezahlt wurden, welches ausschließlich der Projektdurchführung dient, sind Betriebskosten anteilig zu verrechnen – entsprechend dem Ausmaß
(in %), in dem das Objekt für das Projekt genutzt wurde. Die anteilige Verrechnung muss im Rahmen der Abrechnung klar und nachvollziehbar dokumentiert sein. Der angewandte Abrechnungsschlüssel ist in jedem Fall zu erläutern.

c. Leasing
Als unterstützungsfähig gelten die anteiligen Leasingraten, die im Projektzeitraum und für ein den Projektzwecken dienliches Objekt gezahlt werden. Sie sind durch die entsprechenden Rechnungen und einen Einzahlungsnachweis zu belegen. Der Abrechnung müssen Kopien der Leasingverträge beigefügt werden.

d. Versicherungen
Die Kopien der Versicherungspolizzen und der Einzahlungsnachweis sind vorzulegen und können anteilig verrechnet werden.

e. Telefon
Sollte der Ankauf eines Mobiltelefons eigens für die Projektdurchführung nötigt sein, sind Telefonkosten aliquot entsprechend den am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen und ihrer für das Projekt erbrachten Arbeitsstunden zu verrechnen. Die anteilige Verrechnung muss im Rahmen der Abrechnung klar und nachvollziehbar dokumentierbar sein.

f. Büroaufwand / Verbrauchsmaterial
Das Büromaterial ist aliquot, also gemäß dem Ausmaß der Verwendung für konkrete Projektzwecke, abzurechnen.