Eine Honorarnote ist ein Beleg, um Kosten für Tätigkeiten in Rechnung und vor allem für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten verwendet, bei denen kein Arbeitsverhältnis besteht, die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer aber auch kein eigenes Unternehmen führt.
Für die Versteuerung der in den Honorarnoten angegebenen Einnahmen ist der Leistungserbringer selbst zuständig. Die USt bzw. die Befreiung von der USt muss auf der Honorarnote ausgewiesen sein. Der Satz „Für die Entrichtung anderer gegebenenfalls anfallender Steuern und Abgaben werde ich selbst Sorge tragen“ darf auf keinem Fall auf der Honorarnote stehen!
Honorarnoten werden vom Leistungserbringer an den Verein ausgestellt. Der Leistungserbringer bestätigt den Erhalt bzw. die Anweisung zur Überweisung des Betrags mit seiner Unterschrift.
Zum Beispiel: Künstlerische Leistung, Workshopleitung, Leitung eines Dirigentenkurses, Durchführung der Proben durch einen Chorleiter, etc.
Eine Aufwandsentschädigung ist eine pauschale Vergütung, welche zur Abgeltung von Aufwendungen gezahlt wird, die mit einem Amt oder einer Tätigkeit verbunden sind und die nicht zeitlich, örtlich und/oder inhaltlich näher präzisiert werden können oder müssen.
Für die Versteuerung der in den Aufwandsentschädigungen angegebenen Einnahmen ist der Leistungserbringer selbst zuständig. Die USt wird nicht auf der Aufwandsentschädigung ausgewiesen.
Aufwandsentschädigungen werden vom Verein an den Leistungserbringer ausgestellt. Der Verein bestätigt mit seiner Unterschrift die Anweisung zur Überweisung des Betrags mit einer Unterschrift (Obmann/Obfrau, Kassier/Kassiererin). Barauszahlungen müssen auch vom Leistungserbringer mit Unterschrift bestätigt werden.
Zum Beispiel: Person übernimmt über einen bestimmten Zeitraum nicht genau abgrenzbare Tätigkeiten, wie Botenfahrten, Betreuung von KünstlerInnen, etc.
Die Ausgaben einer Person für den Verein werden in Höhe der Originalbelege erstattet. Der Kostenrückerstattung sind die Originalbelege der Ausgaben beizulegen.
Zum Bespiel: Vereinsmitglied bestellt im Internet eine Festplatte für den Verein. Auf der Rechnung ist die Privatperson als Rechnungsempfänger ausgewiesen. Diese Person bekommt die Kosten für die Festplatte vom Verein rückerstattet. Mit einer Kostenrückerstattung inkl. des Originalbelegs kann die Festplatte abgerechnet werden.
Es sind nur jene Kosten förderbar, die unbedingt notwendig sind, um das künstlerische Leistungsausmaß zu erbringen bzw. müssen die Kosten sachlich dem Zweck der Förderung zuordenbar sein. Es dürfen nur Kosten abgerechnet werden, die hinsichtlich der Fördersumme verhältnismäßig sind.
Bewirtungsrechnungen (Vorstandssitzungen, Weihnachtsfeiern des Vereins, etc.) werden ab 2021 nicht mehr anerkannt!
Bewirtungsrechnungen, wie Snacks für Vernissagen, Brötchen für Jurysitzung, etc. können abgerechnet werden Alkohol wird ausnahmslos nicht abgerechnet.
Der Rechnung muss eine Notiz mit folgenden Informationen beigelegt sein:
a. Grund der Bewirtung, zB. Jurysitzung
b. Anzahl der Personen
c. Namen der Personen
a. Wenn ein Verein um eine Unterstützung ansucht, die Fördersumme aber auf ein Privatkonto überwiesen wird, ist dies nicht rechtsverbindlich.
b. Transparenz ist nicht gesichert, zB. muss bei einer Überprüfung durch den Rechnungshof das Privatkonto offengelegt werden.
c. Wenn Privatperson verstirbt oder aus dem Verein austritt, kann nicht auf das Konto zugegriffen werden.
d. Im Falle einer Insolvenz des Vereins wird das Privatkonto gesperrt.
Wenn die Kontoführungskosten in Hinblick auf die finanzielle Unterstützung unverhältnismäßig ins Gewicht fallen, kann die Kontoführung des Vereins auch über ein Privatkonto abgewickelt werden.
In diesem Fall ist die Vorlage eine Vorstandsbeschlusses notwendig, dass die Unterstützung über ein Privatkonto verwaltet wird.
Ehrenamtliche Vereinsfunktionäre und andere aktive ehrenamtliche Vereinsmitglieder können Eigenhonorare („In-sich-Geschäfte“) ausstellen. Diese müssen aber vom Vorstand genehmigt werden. Ein Beschluss ist vorzuweisen.
Projektunterstützung: Hier müssen die Änderungen dem Fördergeber sofort schriftlich bekannt gegeben werden.
Jahresunterstützung: Diese wird ausbezahlt, um Kultur- und Bildungsarbeit im Jahresverlauf zu ermöglichen. Kommt es zu Änderungen der geplanten Veranstaltungen, kann von einer Meldung an die Basis.Kultur.Wien abgesehen werden, da die Unterstützung an kein konkretes Projekt gebunden ist.
Die durchgeführten Veranstaltungen sind jedoch zu dokumentieren und der Abrechnung beizulegen.
